Im Büroalltag ist der digitale Arbeitsplatz längst zur Norm geworden: Schreibtischangestellte haben jederzeit und von überall Zugriff auf ihre Unterlagen. Doch wie steht es um die Operative Mitarbeiter im Kundenservice, in der Produktion oder in der Logistik? Viele von ihnen bleiben in puncto Digitalisierung außen vor. Wie können Unternehmen also garantieren, dass auch diese Mitarbeitenden auf smarte Weise integriert werden?
Meistern Unternehmen diese Herausforderung nicht, endet das oft in frustrierten neuen Frontline-Mitarbeitern, die sich nach kurzer Zeit wieder entscheiden, das Unternehmen zu verlassen.
Besonders Branchen wie der Gesundheitssektor, das Gastgewerbe, die Produktion als auch Bereiche in der Logistik, sind von einem schnelllebigen und wettbewerbsintensiven Umfeld geprägt. Hinzu kommt der zunehmende Fachkräftemangel, so waren im vierten Quartal 2023 in Deutschland etwa 1,73 Millionen offene Stellen zu besetzen. Diese rasant fortschreitende Umgebung hat längst auch die Personalabteilungen erreicht, wodurch sich das Smarte Onboarding für zahlreiche Unternehmen bewährt hat. Korrekt umgesetzt hilft Onboarding bei der Einführung, Einarbeitung sowie Integration eines neuen Mitarbeiters. Je früher als geplant der Frontline-Mitarbeiter erste Kontakte knüpft, desto schneller fühlt er sich in seinem neuen Arbeitsumfeld wohl und kann seine Aufgaben erfolgreich meistern.
In diesem Artikel stellen wir Praktiken für die Einarbeitung von Frontline-Mitarbeitern vor, die einen reibungslosen Übergang in ihre neuen Rollen gewährleisten und zum Erfolg verhelfen.
Im Personalmanagement bezeichnet Onboarding den Prozess, der auf das Recruiting folgt, nachdem ein Bewerber erfolgreich eingestellt wurde. Dabei wird der neue Mitarbeiter durch ein strukturiertes Einarbeitungsprogramm gezielt in das Unternehmen eingeführt und integriert. Frontline-Mitarbeiter sind Berufstätige, die Ihre Arbeit ohne festen Computerarbeitsplatz verrichten. Dazu gehören beispielsweise Servicetechniker und Pflegekräfte, Teams in der Produktion und im Transportwesen sowie Sicherheits- und Reinigungspersonal, Kassierer und Verkaufskräfte.
Der Onboarding Prozess hilft speziell Frontline-Mitarbeitern sich an die Unternehmenskultur anzupassen und alle Aspekte ihrer Aufgaben zu verstehen. Dieses Vorgehen umfasst dabei alles von der Wissensvermittlung bis hin zur Schaffung einer Umgebung, in der sich neue Teammitglieder wohlfühlen und frei mit Kollegen interagieren können.
Neben der Verbesserung der Produktivität hat die Forschung gezeigt, dass ein gut geplantes Onboarding die Mitarbeiterbindung um 82 % erhöht. HR-Fachleute müssen erkennen, dass Frontline-Onboarding sich von anderen Formen des Trainings unterscheidet. Anders als traditionelle Schulungsprogramme verbindet Onboarding persönliche Entwicklung mit beruflichem Wachstum und führt zu ausgerichteten, loyalen und leistungsstarken Teammitgliedern.
Frontline-Mitarbeiter bilden einheitlich das Rückgrat jedes Unternehmens. Ihre Arbeit wird zunehmend wichtiger. Einerseits durch die direkte Kundeninteraktion, beeinflussen Frontline-Worker maßgeblich die Wahrnehmung aus Kundensicht. Sie repräsentieren die Marke nach außen hin und sind für die Förderung eines Markenbewusstseins verantwortlich. Auch jene Frontline-Jobs, die oft im Hintergrund ablaufen sind wesentliche Treiber für die Effizienz. Handwerker, Produktionsmitarbeiter, Lageristen und LKW-Fahrer sorgen für einen reibungslosen Prozessablauf und termingerechte Lieferungen. Trotz dieser großen Verantwortung werden diese weiterhin übersehen und erfahren große Herausforderungen.
Bei der Einarbeitung Frontline-Mitarbeitern begegnen diese oft besonderen Hürden. Da ihre Arbeitsplätze oft wenig digitalisiert und vernetzt sind, haben sie nur eingeschränkten Zugang zu Computern, E-Mails und traditionellen Schulungsumgebungen. Bei der internen Kommunikation bleiben Sie deshalb oft außen vor und auch die Bereitstellung von Schulungsmaterialien gestaltet sich als schwierig. Das liegt speziell an der fehlenden Interaktion mit Managern und Kollegen, die auf einen eingeschränkten Zugang zu Kommunikationskanälen zurückzuführen ist.
Dadurch, dass Sie in Ihrem Arbeitsalltag oft völlig isoliert und unabhängig in kleinen Teams arbeiten, bleiben die gewünschten Einblicke in unternehmensweite Initiativen und Unternehmenskultur auf der Strecke. Das Resultat ist die Fehlende Möglichkeit eine echte Beziehung zu fachübergreifenden Kollegen aufzubauen oder an unternehmensorganisierten Veranstaltungen teilzunehmen. Arbeitgeber müssen diese Herausforderungen ernst nehmen, da Sie negative Auswirkungen zur Folge haben.
Vorgesetzte haben oft ein verzerrtes Bild vom Arbeitsalltag der Frontline-Mitarbeiter. Führungskräfte sehen schlechte Arbeitsmoral, unklare Ziele und mangelnde Schulungen als die größten Probleme an. Doch die operativen Mitarbeiter selbst empfinden die eigentlichen Herausforderungen eher darin, ihre Aufgaben erfolgreich zu bewältigen und dafür auch Anerkennung zu bekommen.
Frontline-Mitarbeiter erfahren ein Gefühl der Entfremdung. Der Mangel an Zugang zu notwendigen Ressourcen hat ernste Produktivitätseinbußen für den Arbeitgeber zur Folge. Trendstudien aus dem Jahr 2023 zeigen, dass 44 Prozent der befragten Frontline-Mitarbeiter zu einem Jobwechsel in Betracht ziehen. Besonders hoch ist die Wechselwilligkeit im Vertrieb (54 Prozent), im Ingenieurwesen (53,3 Prozent) sowie in der Hotellerie und Gastronomie (50 Prozent). Unternehmen müssen diese Herausforderungen verstehen und mit einer effektiven Einarbeitung in Rahmen des Onboardings entgegenwirken. Mit den richtigen Strategien wird Ihr nächster Einstellungsprozess für operative Mitarbeiter in jeder Branche ein voller Erfolg.
Eine effektive Einarbeitung beginnt lange vor dem ersten Arbeitstag. Sie erfordert Planung, klare Kommunikation und ein Verständnis für die Herausforderungen der operativen Belegschaft. Das ist für Unternehmen in dieser schnelllebigen Landschaft nicht leicht. Durch das Etablieren folgender Maßnahmen lässt sich ein positives Onboarding Erlebnis für die Frontline-Mitarbeiter gestalten und ungewünschte Auswirkungen vorbeugen.
Ein erster Ansatz liegt in einer direkten, zentralen und transparenten Kommunikation. Denn schlechte Kommunikation ist eine der Hauptursachen für Unzufriedenheit bei Frontline-Mitarbeitern. Neuste Studien zeigen, mehr als ein Drittel der Beschäftigten ist unzufrieden mit der Art und Weise, wie technische Kommunikationsmittel eingesetzt werden. Genauer gesagt betrifft das 77 Prozent der Befragten – ein deutlicher Anstieg im Vergleich zu 68 Prozent im Jahr 2023.
Arbeitgeber können dabei auf verschiedene Tools setzen, zur Schaffung einer klaren zweiseitigen Kommunikation mit der operativen Belegschaft. Bei den bevorzugten Kommunikationsmitteln an der Frontline, liegt WhatsApp mit großem Vorsprung an der Spitze:
Hervorzuheben ist, dass sich der Anteil der Unternehmens-Apps mehr als verdoppelt hat. 2023 lag dieser noch bei 11 Prozent.
Bereits im Bewerbungsprozess formt sich der potenzielle Mitarbeiter eine Meinung über seinen zukünftigen Arbeitgeber. Eine positive Candidate Experience, vom ersten Kontakt bis zur Einstellung, hinterlässt einen starken ersten Eindruck. Die Einarbeitung bietet die perfekte Gelegenheit, diesen positiven Eindruck zu festigen und zu verstärken.
Dabei gibt es jedoch zahlreiche HR-Aufgaben zu bewältigen. Die Skizzierung des Einarbeitungsplans und das Etablieren einer Checkliste gestaltet das Onboarding effizient. Durch das Einbeziehen relevanter Teams in den Planungsprozess führt dazu, dass sich Ihre „Neuzugänge“ schnell zurechtfinden und produktiv durchstarten können.
Frontline-Mitarbeiter begegnen einem Mangel an notwendigen technologischen Endgeräten. Dazu gehören die Bereitstellung mobiler Geräte, der Zugang zu internen Kommunikationskanälen und Schulungen zu spezifischer Software oder Prozessen. Besonders wenn Ihre Frontline-Mitarbeiter in riskanten Umgebungen eingesetzt sind, müssen Sie notwendige Arbeitsmittel wie Schutzausrüstung oder Arbeitskleidung zugänglich machen und Schulungen anbieten. Wenn alles reibungslos funktioniert, fühlen sich die Mitarbeitenden gut ausgestattet, wertgeschätzt und integriert – das merkt man auch an ihrer Arbeit.
Frontline-Mitarbeiter, haben keinen Zugang zu klassischen Schulungen. Arbeitgeber stehen daher in der Verantwortung diese Schulungen einfach über Smartphones, Tablets oder Laptops abzubilden und zugänglich zu machen. Dazu zählen interaktive Videos oder Live-Webinare und eLearning Plattformen. Die Entwicklung solcher Anwendungen sind oft mit hohen Kosten verbunden, weswegen viele Unternehmen auf Smarte Onboarding Plattformen zurückgreifen, mit der sich automatisiertes Hiring, Onboarding und Compliance vereinen lassen. So gelingt die Implementierung eines zentralen Einstellungsprozesses nach dem Mobile-First Prinzip zur Entlastung der HR-Abteilung und Zufriedenheit der Beschäftigten.
Die Einführung eines Buddy-Systems im Rahmen des Onboardings ist ein Prozess, bei dem neue Mitarbeiter mit einem bereits beschäftigten Mitarbeiter zusammengebracht werden. Ein solches Programm kann je nach der Komplexität der Aufgabe einige Wochen oder Monate andauern und dient in erster Linie dem Wissensaustausch.
Dazu wird ein Buddy bestimmt, der die Kultur, die Denkweise und die Routinen des Unternehmens sowie die verwendete Software und die Tools im Detail kennt. Gleichzeitig ist der Buddy in der Verantwortung, Tipps, Wissen und Techniken aus seiner bisherigen Berufserfahrung weiterzugeben.
In den Onboarding-Leitlinien für den Buddy eines neuen Mitarbeiters an der New York University, werden vier wichtige Merkmale genannt, die ein Buddy mitbringen sollte – Merkmale, die sich auch hervorragend auf das Onboarding von Frontline-Mitarbeitern anwenden lassen.
Menschen betrachten ihren Arbeitsplatz als einen sozialen Raum, in dem sie bedeutungsvolle und erfüllende zwischenmenschliche Beziehungen knüpfen. In einer Studie zur Mitarbeiterbindung gaben die Mehrheit der Befragten an (62 %), dass die Bedeutung von zwischenmenschlichen Beziehungen am Arbeitsplatz, ein Faktor darstellt, um ihr Wohlbefinden zu stärken.
Indem Sie zu Veranstaltungen außerhalb des Arbeitsplatzes oder sozialen Zusammenkünften aufrufen und organisieren, können Mitarbeiter ein Gefühl der Zugehörigkeit entwickeln, welches die Teamkompetenz, Zusammenarbeit und effizienz im Unternehmen verbessert.
Gerade in den ersten Wochen in einem neuen Arbeitsumfeld müssen Arbeitgeber Ihren neuen Frontline-Mitarbeitern Unterstützung zusagen. Durch Maßnahmen wie regelmäßige Schulungen und Coaching Programmen können neue Mitarbeiter Ihre Fähigkeiten ausbauen und konstant motiviert werden Ihr Bestes bei der Arbeit zu geben.
Sie als Arbeitgeber stehen ebenfalls in der Verantwortung ihr Bestes zu geben. Feedbackschleifen können Ihnen einen Denkanreiz für Ihre Stärken und Verbesserungspotenziale aufzeigen. Dazu müssen Sie Mitarbeiter motivieren Ihre Bedenken und Verbesserungsvorschläge regelmäßig zu adressieren. Diese müssen seitens der Fachabteilungen aufgenommen und letztendlich auch zur Umsetzung gebracht werden.