Urlaub ist für Mitarbeitende eine willkommene Pause vom Arbeitsalltag. Sie tanken Energie und bekommen neue Motivation. Die HR-Verantwortlichen in Unternehmen müssen bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs viele Faktoren beachten, um den Ansprüchen und Rechten der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Unternehmen sind bei der Vergabe von Urlaub an die rechtlichen Grundlagen des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) gebunden. Es gelten dabei verschiedene Regeln, die eingehalten werden müssen, um den Urlaubsanspruch korrekt zu berechnen.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt alle wichtigen Aspekte, für die verschiedenen Fälle der Berechnung des Urlaubsanspruchs von Mitarbeitenden. Egal ob Vollzeit, Teilzeit oder Schichtarbeit. Anhand von praktischen Beispielen wird die Berechnung verständlich und nachvollziehbar erklärt.
Urlaubsanspruch bedeutet im Grunde bezahlte freie Tage für alle Arbeitnehmenden. Das hört sich ganz einfach an, doch wie immer muss man genau hinsehen, damit man alle Details verstehen kann. In Deutschland macht das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) klare Vorgaben.
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt in Deutschland seit 1963 die Mindeststandards für Urlaub. Dieses Gesetz gilt für alle. Dabei sind die Branche, das Arbeitszeitmodell oder die Position egal. Laut Gesetz hat jeder Mitarbeitende mindestens 24 Werktage Urlaub pro Jahr, wenn eine 6-Tage-Woche zugrunde gelegt wird.
Bei einer 5-Tage-Woche, die heute in den meisten Unternehmen üblich ist, gibt es entsprechend 20 Arbeitstage Urlaub. Wird dieser Urlaub zusammenhängend genommen, ist der Erholungswert am höchsten und die Mitarbeitenden können wieder voller Energie ihre Aufgaben angehen.
Das Bundesurlaubsgesetz betont ausdrücklich, dass der Anspruch für alle Mitarbeitenden gilt. Wenn Sie den Urlaubsanspruch berechnen, gibt es keine Ausnahmen oder Bevorzugungen. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Aushilfe handelt oder in einem Arbeitsverhältnis in Teilzeit gearbeitet wird. Der gleiche Anspruch gilt auch für eine Führungskraft. Doch kann es neben dem gesetzlichen Mindestanspruch auch Zusatzvereinbarungen im Unternehmen geben, welche individuell vereinbart werden.
Ein über die gesetzlichen Regelungen hinausgehender Urlaubsanspruch kann in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder auch in den individuellen Arbeitsverträgen festgelegt werden. Dieser darf die gesetzlichen Vorgaben aber nicht einschränken. Diese zusätzlichen Vereinbarungen sind nicht nur für die Erholung gedacht, sondern auch als ein Zeichen der Wertschätzung für die Mitarbeitenden. Dadurch können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil im harten Kampf um Talente erlangen.
Der gesetzliche Mindesturlaub liegt bei 20 Tagen für eine 5-Tage-Woche. Doch was passiert, wenn jemand weniger oder mehr arbeitet?
Hier greift die Formel zur anteiligen Berechnung:
(Arbeitstage pro Woche ÷ 6) × 24
Beispiele:
Zusätzlich können Tarifverträge den Urlaubsanspruch erhöhen. In einigen Branchen sind 30 Tage Urlaub für Vollzeitkräfte üblich. Die Unternehmen können auch freiwillig mehr Urlaub anbieten, um ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern.
Die Berechnung für Vollzeitkräfte ist am einfachsten. Sie basiert auf dem gesetzlichen Mindestanspruch und der Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage.
Beispiele:
Urlaub wird immer in ganzen Tagen angegeben. Wenn ein Bruchteil mindestens einen halben Tag ergibt, wird dieser dann einfach aufgerundet.
Bei Teilzeitkräften wird der Anspruch an die tatsächlichen Arbeitstage angepasst. Hier sorgt die anteilige Berechnung für Gerechtigkeit.
Beispiele:
Wenn die Arbeitszeit unregelmäßig ist, wird ein Durchschnittswert ermittelt.
Für Mitarbeitende in Schichtarbeit oder mit unregelmäßigen Arbeitszeiten wird der Urlaubsanspruch auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitstage berechnet.
Formel: (Gearbeitete Tage ÷ reguläre Arbeitstage im Jahr) × 24
Beispiele:
Wer nicht das ganze Jahr arbeitet, hat einen anteiligen Urlaubsanspruch.
Formel: (Jahresurlaub ÷ 12 Monate) × gearbeitete Monate
Beispiele:
Urlaub, der bereits genommen wurde, wird entsprechend verrechnet.
Der § 7 im Mindesturlaubsgesetz sieht vor, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr in Anspruch genommen wird. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur in Ausnahmefällen möglich, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen (z. B. bei Krankheit).
Übertragener Urlaub muss bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Danach verfällt er. Bei längerer Krankheit bleibt der Anspruch insgesamt bis zu 15 Monate bestehen.
Eine strukturierte und automatisierte Personalverwaltung spart Zeit und Kosten. Wenn Sie den Urlaubsanspruch berechnen, können digitale Lösungen eine enorme Hilfe sein. Eine gute HR-Software kann:
Planen Sie die Urlaubstage der Mitarbeitenden früh genug und halten Sie alles schriftlich fest. Eine offene Kommunikation hilft, Probleme zu vermeiden.
Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig über ihren Anspruch. Nutzen Sie klare Sprache und illustrative Übersichten, um die Planung und das Verständnis zu erleichtern.
Den Urlaubsanspruch berechnen ist keine Wissenschaft, erfordert aber Genauigkeit. Mit den richtigen Tools und der Kenntnis der Regeln gelingt die Verwaltung mit Leichtigkeit. Wenn Urlaubsansprüche richtig berechnet und transparent mitgeteilt werden, schafft das nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch Zufriedenheit bei Ihren Mitarbeitenden. Ein gut geregelter Urlaubsprozess stärkt das Vertrauen in Ihr Unternehmen, ist gut für die Eigenmotivation und sichert ein harmonisches Arbeitsklima. Zufriedene Mitarbeitende sind engagierter und produktiver. Sie tragen aktiv zum Erfolg Ihres Unternehmens bei.
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