Key Takeaways
Egal ob Produktionsfirmen, Automobilhersteller. Pharmaunternehmen oder Handwerksbetrieb, in allen Unternehmen ist das Onboarding des neuen Frontline-Mitarbeiter essenziell wichtig für einen Reibungslosen Start. Insbesondere bei der Vorbereitung des Onboarding Prozesses, sehen sich viele Unternehmen mit der Herausforderung konfrontiert, die operativen Mitarbeiter korrekt zu informieren und noch vor dem ersten Arbeitstag optimal auf Ihre neue Beschäftigung vorzubereiten. Der häufigste Grund für das Scheitern ist die mangelhafte Vorbereitung. Wie Sie administrative, aber auch wohlwollende Aufgabe meistern, um Mitarbeiter noch vor Ihrem ersten Tag langfristig zu binden, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.
Preboarding vs Onboarding
Die Eigenschaften von Pre-Boarding und Onboarding sind eng miteinander verknüpft. Ein gelungenes Zusammenspiel dieser Prozesse hat positive Auswirkungen auf die Fluktuationsrate zur Folge und hilft darüber hinaus die Mitarbeiterbindung zu festigen.
Das Pre-Boarding umfasst die Zeitspanne zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und des ersten Arbeitstages und findet somit vor dem wirklichen Onboarding statt. Dabei geht es vor allem um administrative Angelegenheiten. Denken Sie an die Freischaltung von Systemen, das Vorbereiten von Schulungen oder die Unterzeichnung von Dokumenten. Mit einer sorgfältigen Planung und Durchführung des Pre-Boarding-Prozesses lässt sich schon vor dem ersten Arbeitstag das richtige Verhältnis zwischen dem Unternehmen und dem neuen Frontline-Mitarbeiter herstellen.
Das Onboarding dient dazu, neue Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag ins Unternehmen zu integrieren. Dabei werden neue Mitarbeiter mit ihren Aufgaben vertraut gemacht und in das Unternehmen sowie das Team eingegliedert. Wie auch beim Pre-Boarding soll durch gezielte Onboarding-Maßnahmen den neuen Frontline-Talenten ein Gefühl der Zugehörigkeit vermittelt werden.
Warum ist Pre-Boarding wichtig?
Die Notwendigkeit des Pre-Boardings ist den meisten HR-Experten natürlich schon lange ein Begriff: 84 % der im Rahmen der Haufe Onboarding-Umfrage 2023 befragten HR- Experten gaben an, dass sie ihr Onboarding bereits in der Pre-Boarding-Phase beginnen.
Die Umfrage zeigt jedoch auch, dass das Preboarding in zu vielen Fällen noch nicht effektiv genug ist, um eine frühzeitige Fluktuation zu verhindern:- Immerhin 36 % der Befragten geben an, dass sie vor ihrem ersten Arbeitstag Kündigungen erhalten.
- 56 % sind mit vorzeitiger Fluktuation konfrontiert, die sich auf falsche Erwartungen seitens der Onboarding-Teilnehmer zurückführen lässt.
- Lediglich 25 % verfügen über einen zentral organisierten Onboarding-Prozess, der von der Personalentwicklungsabteilung oder dem Recruiting/Talentakquisitionsteam (15 %) umgesetzt wird.
- Gerade einmal 15 % verfügen über ein Onboarding-Budget und nur 25 % setzen eine unterstützende Onboarding-Software ein.
Der Fachkräftemangel, demografische Veränderungen und sich verändernde Prioritäten und Erwartungen von Bewerbern, die sich zunehmend zurückhalten - für diejenigen, die Talente finden und langfristig binden wollen, sind die Arbeitsmarktbedingungen härter denn je. Nur durch eine effektive Vorbereitung können Unternehmen die Weichen für eine langfristige und positive Mitarbeiterbindung stellen und zweiseitig von den Vorteilen eines gelungenen Pre-Boarding-Prozesses profitieren.
Pre-Boarding Vorteile für Frontline-Mitarbeiter
Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt
Durch Pre-Boarding Maßnahmen fühlen sich neue Frontline-Worker noch vor dem ersten Arbeitstag wertgeschätzt und willkommen. Das stärkt die Motivation und das Engagement der neuen Talente noch vor ihrem ersten Tag und erhöht langfristig die Mitarbeiterbindung.
Einstieg erleichtern
Durch den Pre-boarding-Prozess werden neue Mitarbeitende bereits vor dem ersten Arbeitstag mit wichtigen Informationen und Ressourcen versorgt. Sie erhalten Informationen zur Kleiderordnung, Parkmöglichkeiten und anderen logistischen Details.
Kennenlernen der Unternehmenskultur
Bereits vor ihrem offiziellen Start können Mitarbeiter die Unternehmenskultur kennenlernen. Praktische Maßnahmen wie Interaktionen mit aktuellen Mitarbeitern, virtuelle Kaffeegespräche und Willkommensveranstaltungen gibt Ihnen einen Vorgeschmack auf die neue Arbeitsumgebung und -kultur.
Pre-Boarding Vorteile für Frontline-Unternehmen
Stärkung der Employer Brand
Indem Unternehmen Pre-Boarding implementieren und für eine gründliche Vorbereitung sorgen können sich die Mitarbeiter von Anfang an willkommen und vorbereitet fühlen. Die neuen Talente werden diesen Einsatz zu schätzen wissen.
Steigerung der Produktivität ab dem ersten Tag
Der erste Arbeitstag beginnt. Von der Begrüßung bis hin zum Feierabend ist der Tag geplant. Systeme, Mitarbeiterausweise und Arbeitsplätze wurden vorbereitet. Indem administrative Aufgaben im Voraus erledigt werden, müssen Sie sich nicht mit lästigen Themen, die Sie an der Arbeit hindern abgeben, sondern sich direkt auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und Wertschöpfung für Ihr Unternehmen betreiben.
Viele Unternehmen verpassen oft die Chance, die Vorteile des Pre-Boardings voll auszuschöpfen. Häufig fehlt es Ihnen an konkretem Wissen, es wird sich zu spät auf den Einstellungsprozess vorbereitet oder der Stellenwert von Unternehmenseingliederung wird völlig unterschätzt. Gefragt ist eine Clevere Kombination aus den richtigen Pre-Boarding-Maßnahmen und einem optimalen Timing.
Was sind effektive Pre-Boarding Maßnahmen?
Die besten Pre-Boarding-Maßnahmen sind jene, die den neuen Mitarbeitern die Vorfreude auf ein Arbeitsumfeld vermitteln, in welchem sie sich gehört, gesehen und verstanden fühlen. Mit anderen Worten: Maßnahmen, die sie immun gegen die raffiniertesten Abwerbungsversuche anderer Unternehmen in der Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und ihrem ersten Arbeitstag machen.
Dies wird in erster Linie dadurch erreicht, indem wertschätzende Signale gesendet werden und so frühzeitig eine emotionale Bindung zwischen dem neuen Beschäftigten und seinem künftigen Arbeitgeber aufgebaut wird. Die Touchpoints sollten gut ausgewählt, zeitlich abgestimmt und die Häufigkeit der Kontakte sorgfältig bemessen werden.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps für ein effektive Pre-Boarding inklusive Zeitachse:
1-2 Wochen vor dem Startdatum
Verwaltungsaufgaben und Bürokratie beseitigen
Lassen Sie den Pre-Boarding-Prozess zunächst mit der Erledigung der mühsamsten Verwaltungsaufgaben beginnen. Dies umfasst die Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente wie Arbeitsverträge, Steuerformulare und interne Richtlinien. Diese Dokumente sollten Sie dem neuen Mitarbeiter so frühzeitig wie möglich zukommen lassen, sodass er genügend Zeit hat, sich mit diesen vertraut zu machen.
In Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung, sollten Arbeitskonten und Logins für den neuen Mitarbeiter eingerichtet werden. So können technische Aspekte noch vor dem ersten Arbeitstag geklärt werden.
Verwenden Sie eine überzeugende Willkommens-E-Mail
"Willkommen in unserem Team!" - so oder ähnlich würde sich wohl jeder über eine herzliche Nachricht freuen. Wenn ein Unternehmen mit einer solchen Nachricht seine Vorfreude auf den neuen Mitarbeiter noch einmal spürbar zum Ausdruck bringt, wird diese Vorfreude auch auf Seiten des neuen Mitarbeiters gefestigt.
Mit der personalisierten Willkommens-E-Mail können neue Mitarbeiter auch auf wichtige Details hingewiesen werden.
Das Datum und die Uhrzeit zum Erscheinen am ersten Arbeitstag dürfen nicht fehlen. Fügen Sie hilfreiche Kontaktdaten, wie die des Personalverantwortlichen oder eines Ansprechpartners im Team, in die E-Mail ein, um dem operativ Beschäftigten den Kontakt für Rückfragen zu erleichtern.
Relevante Informationen und Vorteile, die Ihr Unternehmen bietet (z.B. Parkmöglichkeiten, betriebliche Altersvorsorge & Lademöglichkeiten für Elektroautos, etc), können auf einen Blick übersichtlich dargestellt werden. In diesem Zusammenhang lassen sich Mitarbeiter Benefits ideal kommunizieren.
Die Übersicht über notwendige To-Do´s vor dem Start sowie ein Verweis auf Informationsquellen, um mehr über die Organisation zu erfahren und ein erster Vorgeschmack auf die anstehende Agenda, runden die E-Mail ab.
1 Woche vor dem Startdatum
Überraschen Sie mit einem Willkommensanruf der Führungskraft
Ein Telefonat mit dem zukünftigen Vorgesetzten in der Zeit vor dem ersten Arbeitstag erweist sich ebenfalls als sehr effektiv, um die Wertschätzung für die zukünftige Zusammenarbeit zum Ausdruck zu bringen.
Auf lockere Art und Weise können Unsicherheiten ausgeräumt und ein paar Insidertipps gegeben werden. Auch ein lockerer Austausch über Hobbys und Interessen kann die Beziehung im Voraus stärken.
Terminvereinbarung für ein virtuelles Kaffeegespräch
Ähnlich wie dem Willkommensanruf durch die Führungskraft, kann ein informelles Videogespräch das Eis zwischen dem Frontline Mitarbeiter und dem Unternehmen brechen. Auch hier können erste Frage oder Anliegen geklärt werden.
Teamvorstellungen und Einführungsveranstaltung
Zur Förderung einer positiven Teamdynamik und um den neuen Mitarbeiter mit seinen künftigen Kollegen bekannt zu machen, empfiehlt sich die Organisation einer kurzen Einführungsveranstaltung oder eines Teambuilding-Events, gerade wenn Sie im Rahmen von High-Volume Hiring größere Zahlen an Mitarbeitern willkommen heißen. In diesem Zuge können die neuen Frontline-Mitarbeiter ungezwungene Gespräche führen und im Voraus Beziehungen zu anderen Teammitgliedern aufbauen. Die Anspannung in den letzten Nächten vor dem Startdatum, verwandelt sich viel mehr in Freude auf die neue Herausforderung.
3-5 Tage vor dem Startdatum
Versenden von Kalendereinladungen für den Onboarding-Zeitplan
Neue Mitarbeiter erhalten Einladungen und Erinnerungen für wichtige Onboarding-Meetings und Aktivitäten Einblick in ihre erste Woche. Dieser kann eine Vorschau auf den Zeitplan für den weiteren Onboarding-Prozess beinhalten und einen ersten Überblick über die technische Ausstattung und Software, mit der er arbeiten wird geben.
Zugriff auf HR-Unterlagen und Lernplattform ermöglichen
Früher Zugang zu erforderlichen Formularen, Informationen zu Leistungen und Online-Schulungsmaterialien ermöglicht es neuen Mitarbeitern, Vorarbeiten vor ihrem Startdatum zu erledigen. Sie können am ersten Tag direkt durchstarten.
Weisen Sie einen Pre-Boarding-Buddy zu
Ein Buddy ist da, um neuen Mitarbeitern bei der Eingewöhnung zu helfen, Fragen zu beantworten und Anleitung zu geben. Dies kann jemand aus HR, der zukünftige Manager oder ein erfahrener Teamkollege sein.
➡️ Quick Tipp: Sorgen Sie zwingend dafür, dass vor dem ersten Arbeitstag alles bereit ist – von unterschriebenen Dokumenten bis hin zu einem startklaren Arbeitsplatz – damit der neue Mitarbeiter problemlos durchstarten kann.
Pre-boarding: Checkliste für neue Mitarbeitende
Sie möchten einen Pre-boarding-Prozess einführen oder einen bereits bestehenden noch verbessern? Diese Checkliste hilft Ihnen dabei, an alles zu denken.
Vor dem ersten Arbeitstag:
- Nette Willkommens-Mail schreiben.
- Wichtige Dokumente wie Arbeitsvertrag und Co. vorbereiten und verschicken.
- Infos zur Unternehmenskultur und Werten bereitstellen.
- Informationen zu Arbeitszeit, Dresscode & Co. geben.
- Einen Buddy bestimmen, der bei Fragen und Problemen erste Anlaufstelle ist.
- Kaffee-Date und Kennenlernen des neuen Teams organisieren (virtuell oder vor Ort).
Am ersten Arbeitstag:
- Herzliche Begrüßung durch die Führungskraft und das Team.
- Rundgang durch die Facilitäten und Vorstellung des Arbeitsplatzes.
- IT-Ausstattung und Zugänge zu Tools bereitlegen.
- Über geplante Schulungen zur Verwendung von arbeitsrelevanten Systemen und Tools informieren.
Best Practices für ein erfolgreiches Pre-Boarding von Frontline-Mitarbeitern
- Personalisierte Erfahrung: Sorgen Sie für einen persönlichen Touch im Pre-Boarding, etwa mit einem Begrüßungsvideo oder einer individuellen Begrüßungsnachricht – das hinterlässt einen bleibenden ersten Eindruck.
- Pre-Boarding Zeitplan: Stellen Sie im Voraus einen klaren Zeitplan für den gesamten Einarbeitungsprozess zur Verfügung, um Sicherheit zu schaffen und Erwartungen zu klären.
- Engagement aufrechterhalten: Halten Sie das Engagement der Mitarbeiter auch nach dem Pre-Boarding hoch, zum Beispiel durch regelmäßiges Feedback und Unterstützung.
- Zusätzliche Vorteile: Belohnen Sie Loyalität und Einsatz, zum Beispiel durch Unternehmensanteile oder zusätzliche Urlaubstage, um den Mitarbeitern Ihre Wertschätzung zum Ausdruck zu bringen.
- Feedback einholen: Fragen und nutzen Sie Feedback Ihrer neuen Mitarbeiter, um den Pre-Boarding-Prozess stetig zu verbessern.
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