Key Takeaways
Unternehmen haben ein berechtigtes Interesse daran, möglichst viel über ihre Mitarbeiter zu wissen. Nur so können sie diese fördern, an den richtigen Stellen einsetzen und Entscheidungen über einen möglichen Wechsel im Einsatzbereich treffen.
Der Personalfragebogen kann in unterschiedlicher Ausführung vor einer Bewerbung, vor der Vertragsunterzeichnung oder nach der Einstellung angelegt werden und ist ein wichtiger Bestandteil einer Personalakte. In digitaler Form fasst er alle bedeutenden Informationen über Mitarbeitende zusammen.
Personalverantwortliche können mit einem Blick erfassen, welche Erfahrung eine Pflegekraft bereits hat, welche Spezialkenntnisse vorhanden sind und welche Einschränkungen es geben könnte.
Allerdings darf nicht alles gefragt werden. Die rechtlichen Vorschriften über die Erhebung persönlicher Daten sind klar geregelt und müssen eingehalten werden.
Unser Ratgeber gibt Ihnen Tipps, worauf Sie bei einem Personalfragebogen achten müssen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen. Er zeigt Ihnen auch auf, welche Vorteile Sie mit digitalem HR-Management haben und wie Sie mit dem richtigen Fragebogen Kosten sparen können.
Als konkretes Beispiel finden Sie einen Personalfragebogen, der speziell auf Pflegefachkräfte ausgerichtet ist und detaillierte Fragen zu den fachlichen Qualifikationen und Erfahrungen, die für eine solche Position erforderlich sind, enthält.
So können Sie Bewerbende und Mitarbeitende mit einem Personalfragebogen rechtlich sicher befragen
Unternehmen dürfen allgemein zugängliche Daten erfassen, wie Name, Adresse und Kontaktdaten. Die Persönlichkeitsrechte dürfen jedoch nicht berührt werden. Eine Unterscheidung, was im Personalfragebogen abgefragt werden darf, wird zwischen bereits angestellten Mitarbeitenden und sich für eine offene Stelle Bewerbenden getroffen.
Gesetzliche Vorschriften für das Erstellen von Personalfragebögen
Unternehmer würden gerne alles über Kandidaten, Bewerbende oder Mitarbeitende wissen, aber der Gesetzgeber hat hier klare Grenzen gesetzt. Gleich mehrere gesetzliche Vorschriften sind zu beachten, wenn Mitarbeitende befragt werden. Diese sind im Einzelnen:
Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
Ziel des Gesetzes ist, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen. Das bedeutet, dass Fragen danach nur mit Einschränkungen gestellt werden dürfen.
Ausnahmen sind zum Beispiel das Geschlecht und das Alter, das abgefragt werden darf. Eine Behinderung kann ebenfalls angegeben werden, wenn es dient, den Arbeitsablauf zu verbessern (zum Beispiel einen Arbeitsplatz zu finden, der per Rollstuhl erreicht werden kann). Ausnahmen sind nach dem AGG immer dann möglich, wenn der Zweck rechtmäßig und die Anforderung angemessen ist.
Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Datenschutz-Grundverordnung
Gemäß § 6 DSGVO ist die Speicherung, Veränderung und Übermittlung personenbezogener Daten nur erlaubt, wenn die DSGVO oder das BDSG selbst oder eine andere Rechtsvorschrift dies erlaubt. Vorschriften über Datenerhebungen können auch in einem Tarifvertrag stehen.
Daten dürfen erhoben werden, wenn:
- Die Betreffenden eingewilligt haben.
- Die Datenerhebung notwendig ist, um einen Vertrag zu erfüllen.
- Die Datenerhebung gesetzlich vorgeschrieben ist.
Grundsätzlich ist die Verarbeitung von persönlichen Daten im Rahmen der betrieblich Erfordernissen erlaubt.
Zu beachten ist:
- Auf eine digitale Verarbeitung muss hingewiesen werden.
- Mitarbeiter müssen ihre Zustimmung zur Speicherung ihrer Daten schriftlich geben.
- Daten dürfen nur für den angegebenen Zweck verwendet werden.
Betriebsverfassungsgesetz
Möchten Arbeitnehmer einen Personalfragebogen erstellen, muss dieser dem Betriebsrat vorgelegt werden. Die Vertretung der Mitarbeitenden darf aber nicht selbst solche Fragenbögen entwickeln.
- Betriebsrats gem. § 94 BetrVG regelt, dass der Betriebsrat nur ein Zustimmungsrecht, aber kein Initiativrecht hat.
- Die Fragen sollten in Abstimmung mit dem Betriebsrat formuliert werden.
Diese Fragen dürfen Sie in einem Personalfragebogen nicht stellen
Um die Rechte von Arbeitnehmern zu schützen, sind bestimmte Fragen nicht zulässig. Sie würden den Gleichbehandlungsgrundsatz verletzen oder die Privatsphäre der Mitarbeitenden und Bewerbenden.
- Gesundheitszustand: Fragen dazu sind dann nicht zulässig, wenn sie zum Beispiel den Umgang mit Pflegepatienten betreffen.
- Schwangerschaft: Weibliche Bewerbende und Mitarbeitende dürfen nicht danach gefragt werden, ob sie schwanger sind. Ausnahmen bilden hier notwendige betriebliche Abläufe. So kann darauf hingewiesen werden, dass das Heben von Patienten bei einer Schwangerschaft Komplikationen mit sich bringen könnte.
- Absichten für eine Heirat: Der geplante Familienstand betrifft die Privatsphäre.
- Sexuelle Orientierung: Diese darf in einem Personalfragebogen nicht abgefragt werden.
- Ethnische Herkunft: Diese Frage verstößt gegen das AGG.
- Partei- oder Gewerkschaftsmitgliedschaft: Diese Aktivitäten sind Privatangelegenheit der Mitarbeitenden.
- Vermögensverhältnisse: Wie viel Geld oder Vermögen Mitarbeitende haben, darf den Arbeitgeber nicht interessieren.
- Vorstrafen: Diese dürfen nur abgefragt werden, wenn es einen klaren Bezug zur Stelle gibt. So könnten Körperverletzungen an Patienten in vorhergehenden Arbeitsverhältnissen durchaus eine Rolle spielen.
Wahrheitspflicht bei der Beantwortung des Personalfragebogens
Mitarbeitende und Bewerbende sind zwar grundsätzlich verpflichtet, einen Personalfragebogen wahrheitsgemäß auszufüllen. Bei unzulässigen Fragen ist es ihnen aber erlaubt, Fragen nicht zu beantworten oder sogar eine Notlüge zu benutzen.
Fragebogen zur Bewerbung oder nach der Einstellung vorlegen?
Sie können Bewerbende nach bestimmten Informationen fragen, die über die in einem Lebenslauf bereitgestellten Daten hinausgehen. Dabei sind aber die Grenzen enger gesetzt als bei bereits eingestellten Personen. So dürfen Sie nicht nach der Religionszugehörigkeit fragen oder ob jemand behindert ist.
Dennoch hat ein Fragebogen beim Bewerbungsgespräch seine Vorteile:
- Sie können die Daten in Ihrem Bewerberpool hinterlegen.
- Sie können Bewerbende leichter vergleichen.
Es gibt aber auch Nachteile:
- Bei Bewerbungen ist der Umfang der Fragen, die gestellt werden dürfen, geringer.
- Bewerberbögen können schnell veraltet sein.
Vorlage für einen Personalfragebogen
Der Personalfragebogen sollte alle Informationen enthalten, die wichtig für die Anstellung und den Betriebsablauf sind. Folgende Daten und Fragen sind in einem Personalfragebogen im Pflegebereich zu beachten:
Allgemeine persönliche Informationen
- Name
- Adresse
- Kontaktdaten
- Religionszugehörigkeit (nur für Kirchensteuer)
- Bankverbindung
- Familienstand (nur für steuerliche Klassifizierung)
- Kinder (nur für steuerliche Klassifizierung)
- Beziehen Sie eine Rente? (wenn ja, Kopie des Rentenbescheids beilegen)
- Besteht eine Erwerbsminderung? (Kopie des Bescheides)
- Sind Sie schwerbehindert? (Kopie des Ausweises)
- Werden Teile der Vergütung vermögenswirksam angelegt?
- In Anspruch genommene Elternzeiten
- BFD (Bundesfreiwilligendienst) oder FSJ (Freiwilliges Soziales Jahr) geleistet? (Nachweis beilegen)
Fragen zur Qualifikation
- Was ist Ihr beruflicher Werdegang (Lebenslauf), Zeugnisse, Zertifikate, Qualifikationen und Ausbildung?
- Haben Sie eine abgeschlossene Ausbildung als Pflegekraft? (Ja/Nein)
- Name der Ausbildungsstätte
- Abschlussdatum
- Berufsurkunde
- Haben Sie Zusatzqualifikationen (z. B. Wundmanagement, Palliativpflege)?
- Welche Sprachen sprechen Sie fließend?
- Haben Sie Erfahrung in der Kommunikation mit Patienten mit Sprachbarrieren oder Demenzerkrankungen? (Ja/Nein)
Fragen zur Verfügbarkeit
- Bevorzugte Arbeitszeiten (Tag-/Nachtschichten, Wochenendarbeit)
- Sind Sie bereit, Überstunden zu leisten? (Ja/Nein)
- Sind Sie mobil (z. B. Führerschein, eigenes Fahrzeug)? (Ja/Nein)
Zustimmungserklärungen
Ein Personalfragebogen bedarf der Zustimmung der befragten Person. Das beinhaltet:
- Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Datenschutzgesetz.
- Bestätigung, dass alle gemachten Angaben korrekt sind.
- Einverständnis zur Überprüfung der Qualifikationen und Referenzen.
Diese Dokumente dürfen nach einer Einstellung eingefordert werden:
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse oder der Nachweis einer privaten Krankenversicherung,
- Nachweis der Elterneigenschaft,
- Kopie vom Sozialversicherungsausweis,
- Beantragung über die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht,
- Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug,
- Immatrikulationsbescheinigung bei Studierenden.
Notwendige Dokumente zur Einstellung einer Pflegekraft
Um eine Pflegekraft in Deutschland einzustellen, benötigt der Arbeitgeber verschiedene Unterlagen und Nachweise. Diese können je nach Anstellungsart (z. B. direkte Anstellung oder über eine Agentur) und Herkunft der Pflegekraft variieren. Hier ist eine Übersicht der üblichen Dokumente:
- Personaldokumente
- Personalausweis oder Reisepass: Nachweis der Identität und Staatsangehörigkeit.
- Meldebescheinigung: Wohnsitznachweis in Deutschland.
- Qualifikationsnachweise
- Berufsabschluss: Zeugnisse oder Zertifikate, die die Qualifikation als Pflegekraft belegen.
- Anerkennung der ausländischen Qualifikation: Falls die Pflegekraft im Ausland ausgebildet wurde, ist die Anerkennung der Qualifikation in Deutschland erforderlich.
- Nachweis über Sprachkenntnisse: In der Regel mindestens B2-Niveau in Deutsch (je nach Position).
- Arbeitsrechtliche Unterlagen
- Sozialversicherungsnummer: Wird benötigt für die Anmeldung bei der Sozialversicherung.
- Steuer-ID: Für die Lohnabrechnung erforderlich.
- Bankverbindung: Für die Gehaltsüberweisung.
- Arbeitserlaubnis: Falls die Pflegekraft aus einem Nicht-EU-Land stammt, ist eine gültige Arbeitserlaubnis erforderlich.
- Gesundheitsnachweise
- Gesundheitszeugnis: Nachweis, dass die Pflegekraft gesundheitlich geeignet ist, z. B. keine ansteckenden Krankheiten.
- Impfnachweise: Besonders wichtig sind Impfungen gegen COVID-19, Hepatitis und Masern (je nach Einrichtung und Bundesland).
- G42-Vorsorgeuntersuchung
- Erweiterte Führungszeugnis
- Nachweis über die persönliche Zuverlässigkeit, insbesondere für den Umgang mit Schutzbefohlenen.
- Strafregisterauszug
- Nachweis über Fortbildungen (falls vorhanden)
Teilnahmebescheinigungen für relevante Weiterbildungen, z. B. in der Alten- oder Intensivpflege.
- Arbeitsvertrag
Unterschriebener Vertrag, der die Bedingungen der Anstellung regelt.
- Referenzen oder Arbeitszeugnisse (optional)
Vorherige Arbeitszeugnisse oder Referenzen aus früheren Anstellungen.
- Ggf. Nachweise über spezielle Qualifikationen
- B. für die Pflege auf Stroke Units
Kosten sparen mit einem digitalen Personalfragebogen
Je mehr Daten einem Unternehmen über seine Mitarbeitenden vorliegen, umso besser kann es die Personalentwicklung und den Personalbestand steuern. Digitale Personalfragebögen haben den Vorteil, dass sie relevante Informationen schnell abrufbar machen und ein Betrieb sicherstellt, rechtssicher Mitarbeitende anzustellen.
Digitale Personalakten, die auf einem ausführlichen Fragebogen beruhen, erleichtern die Arbeit der Personalverwaltung. So können Angaben zur Flexibilität der Arbeitszeit helfen, in Zeiten mit einem großen Aufkommen an Patienten schnell zu reagieren und Personal dort zur Verfügung zu stellen, wo es benötigt wird.
Damit die Personaldaten immer auf dem aktuellsten Stand sind, können Mitarbeitende von einer professionellen HR-Software automatisch über fehlende oder veraltete Daten informiert werden. Die Aktualisierungen werden über eine App von den Mitarbeitenden selbst durchgeführt.
Gerade im Gesundheits- und Pflegebereich, der auf Schichtarbeit und eine effiziente Personalverwaltung angewiesen ist, sind digitalisierte Vorlagen und automatisierte Prozesse ein entscheidender Vorteil.
Fazit
Mit einem Personalfragebogen haben Unternehmen wichtige Informationen und Dokumente für den Arbeitsablauf zur Hand. Wer dabei auf die rechtlichen Vorschriften achtet, kann sich später juristische Auseinandersetzungen sparen.
Digitale und smarte Fragebögen können den HR-Prozess optimieren, die Verwaltungseffizienz erhöhen und dadurch Kosten senken. So wird es beispielsweise ermöglicht, bei der Neu- und Umbesetzung von Stellen auf eine vorhandene Datenbank zurückzugreifen, bevor Sie diese ausschreiben. Die Daten werden mit einem personalisierten App-Service von den Mitarbeitenden selbst auf dem aktuellsten Stand gehalten.
Um zu erfahren, wie Sie mit einem digitalen Personalfragebogen und einer entsprechenden HR-Software Kosten sparen und effizient sein können, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf unseren ROI Rechner.
FAQ – Wichtige Fragen und Antworten zum Personalfragebogen
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