Als HR-Verantwortlicher eines mittelständischen Unternehmens haben Sie ununterbrochen viele Personalaufgaben durchzuführen und zu überwachen. Mitarbeitenden Daten, Schichtpläne, Arbeitszeiten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften müssen im Überblick behalten werden. Wie schafft man das effizient und zeitsparend? Die Antwort: mit einer guten Workforce Management Software! Aber wie findet man die richtige Software, wenn der Markt so viele Optionen bietet? Wir geben Ihnen hier einige Tipps für die Evaluierung und Auswahl der richtigen Software für das Workforce Management (WFM) in Ihrem Unternehmen.
Eine Workforce Management Software (WFM) ist mehr als nur eine Verwaltungshilfe. Sie ist eigentlich das Rückgrat, das alle HR-Prozesse miteinander verbindet. Sie verzahnt die einzelnen Prozessschritte und hilft beispielsweise bei der Schichtplanung, der Lohnabrechnung und der Verwaltung von Urlaubsansprüchen. Eine Software, die all diese Aufgaben übernimmt, spart wertvolle Zeit und minimiert Fehler. Außerdem sorgt sie für eine hohe Effizienz.
Eine gute WFM-Software ist wie ein persönlicher Helfer im HR Bereich. Sie nimmt Ihnen Arbeit ab, damit Sie sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren können. Und vor allem sorgt sie dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben konsequent eingehalten werden. So bleiben Sie rechtlich abgesichert und vermeiden unangenehme Überraschungen, die sonst jederzeit auftreten könnten.
Bei der Auswahl der richtigen WFM-Software gibt es einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten. Die Erfüllung dieser Kriterien ist entscheidend, um die HR-Teams bestmöglich zu unterstützen und die Produktivität des Unternehmens zu steigern.
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Bewertungskriterium |
Beschreibung |
Wichtigkeit |
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Funktionalität |
Die Software muss alle grundlegenden und benötigten Funktionen abdecken. |
Sehr hoch |
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Benutzerfreundlichkeit |
Die Software sollte in jedem Bereich übersichtlich und einfach zu bedienen sein. |
Hoch |
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Skalierbarkeit |
Die Software muss mit dem Unternehmen wachsen können. |
Hoch |
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Integration |
Die Software muss sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen. |
Hoch |
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Kosten |
Hier ist eine transparente Preisgestaltung entscheidend. |
Sehr hoch |
Alles entlang der HR-Wertschöpfungskette abdecken, Funktionalität ist das A und O. Die Software muss alle wichtigen Aufgaben des Workforce Managements abdecken. Dazu gehören:
Die besten Softwarelösungen für das Workforce Management sind diejenigen, bei denen das HR-Team nicht stundenlang mit der Einarbeitung in eine komplizierte Bedienung verbringen muss. Die Software sollte eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche bieten. Je schneller sich die Mitarbeitenden zurechtfinden, desto eher kann die Software effektiv genutzt werden.
Niemand möchte später feststellen, dass die Software nicht mehr zum Unternehmen passt, sobald es einen erfolgreichen Wachstumskurs eingeschlagen hat. Eine gute Workforce Management Software ist dynamisch skalierbar. Sie muss mit dem Unternehmen wachsen und sich an neue Anforderungen anpassen können. Das alles, ohne, dass ein zusätzliches System angeschafft werden muss. Die sich verändernden Bedürfnisse des operativen Betriebs sind nur durch hochflexible WFM-Systeme zukunftssicher abgedeckt.
Wahrscheinlich nutzen Sie bereits ein ERP-System und unterschiedliche HR-Tools für die Lohnabrechnung oder die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen. Die neue Software für das Workforce Management sollte sich mühelos in diese existenten Systeme integrieren lassen. Das spart Zeit und vermeidet doppelte Dateneingaben. Eine umfangreiche WMF-Software wird es Ihnen sogar ermöglichen, die vorhandenen Tools ganz oder teilweise zu ersetzen. So wird der gesamte Prozess der Personalverwaltung und Personaleinsatzplanung effizienter.
Der Preis spielt immer eine Rolle, auch bei der Auswahl der optimalen Workforce Management Software. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie nicht nur den Anschaffungspreis berücksichtigen. Sie sollten sich auch mit den laufenden Kosten auskennen. Wie hoch sind die monatlichen Gebühren? Gibt es vielleicht versteckte Kosten für Upgrades oder Support? Eine transparente Preisstruktur hilft hier, unangenehme Überraschungen zu umgehen.
Bei der Bewertung einer WFM-Software gibt es einige mögliche Stolpersteine. Diese Irrtümer passieren häufig und sollten im Auswahlprozess vermieden werden:
Viele Anbieter werben gerne mit einer Vielzahl an Funktionen. Aber nicht jedes Feature ist wirklich absolut notwendig. Überlegen Sie sich genau, welche Funktionen Ihr Unternehmen überhaupt braucht. Investieren Sie nicht in Funktionen, die Sie später gar nicht nutzen werden.
Ein günstiger Einstiegspreis kann langfristig teuer werden. Achten Sie besonders auf zusätzliche Gebühren für Updates, Schulungen oder Support. Versteckte Kosten können den Preis unbemerkt in die Höhe treiben. Vergewissern Sie sich, dass die Preisstruktur klar und transparent ist.
Die beste HR-Software bringt nichts, wenn bei Problemen der Support nicht zuverlässig ist. Überprüfen Sie daher den Kundensupport ganz genau. Wie schnell reagiert dieser auf Anfragen? Wie kompetent sind die Mitarbeiter? Bei Problemen muss schnell eine Lösung gefunden werden, damit erst gar keine Ausfallzeiten entstehen.
Die Technologie entwickelt sich unaufhaltsam weiter. Was heute noch der Standard ist, könnte morgen bereits überholt sein. Achten Sie darauf, dass der Anbieter der Workforce Management Software regelmäßige Updates anbietet und mit den neuesten technologischen Entwicklungen Schritt hält.
Die Wahl der richtigen Software für das Workforce Management ist keine leichte Entscheidung. Die Software muss den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen und mit seinem Wachstum Schritt halten können. Wenn Sie bei den oben genannten Kriterien keine Kompromisse eingehen und auf Qualität setzen, werden Sie auf lange Sicht ohne Zweifel profitieren.
Viele Anbieter bieten eine kostenlose und unverbindliche Demo an. Nutzen Sie diese, um die Software unter realen Bedingungen kennenzulernen. So stellen Sie sicher, dass sie wirklich das bietet, was Sie brauchen.
Ein praktischer Tipp: mit unserem WFM ROI-Rechner können Sie das Einsparpotenzial durch ein effizientes Workforce Management berechnen. Starten Sie noch heute und holen Sie das Beste aus Ihren Ressourcen heraus!