Key Takeaways:
Das Onboarding ist eine Gelegenheit für Unternehmen, die Unternehmenskultur zu präsentieren, aufzuzeigen wie es sich anfühlt für diese Firma zu arbeiten und vor allem, wie wichtig die Rolle des Mitarbeiters als Teil davon ist. Besonders bei Frontline Mitarbeitern stehen Unternehmen vor besonderen Herausforderungen, wenn es um die Einarbeitung geht. Dazu gehören der begrenzte Zugang zu Technologien und zur traditionellen Schulungsumgebung, der fehlende persönliche Kontakt zu Managern und Kollegen sowie die begrenzte Einsicht in unternehmensweite Initiativen und die Unternehmenskultur.
Eine vielversprechende Lösung für dieses Szenario ist die Automatisierung des Onboardings. Durch automatisierte Prozesse lassen sich viele der spezifischen Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Onboarding von Frontline-Mitarbeitern effektiv bewältigen. Wir bei Midlane haben uns darauf konzentriert, maßgeschneiderte und automatisierte Methoden zusammenzustellen.
In diesem Artikel gehen wir die besonderen Herausforderungen beim Onboarding von Frontline-Mitarbeitern an und zeigen auf, wie Sie automatisierte Prozesse richtig in das Onboarding implementieren, um sowohl dem HR-Team als auch den neuen Frontline-Mitarbeitern erhebliche Vorteile zu bieten.
Was bedeutet automatisiertes Onboarding von Frontline-Mitarbeitern?
Laut aktuellen Schätzungen sind von den etwa 46 Millionen Beschäftigten in Deutschland (Stand: Juli 2024) rund 50 % in sogenannten Frontline-Berufen tätig. Mitarbeiter in diesen Tätigkeitsfeldern sind in verschiedenen Branchen zu finden, darunter zählen primär Einzelhandel, Gesundheitswesen, Logistik, Gastgewerbe und die Produktion.
Das Onboarding ist der Moment, in dem Frontline-Mitarbeiter erstmals intensiv mit Ihrem Unternehmen in Kontakt kommen. Ziel ist es, sie optimal willkommen zu heißen und umfassend mit den Aufgaben wie auch der Kultur vertraut zu machen. Ein gut gestaltetes Onboarding hinterlässt einen positiven ersten Eindruck
Bei der Automatisierung des Onboarding Prozesses für Frontline-Mitarbeiter, geht es um das Schaffen einer durchdachten und strukturierten Erfahrung, die Ihre neuen Frontline-Worker nahtlos durch alle Schritte des Onboarding-Prozesses führt – ganz ohne manuellen Aufwand. Einmal eingerichtet, kümmert sich das System um alles: von der Schulung neuer Mitarbeiter und dem Versenden von Erinnerungen bis hin zur Vernetzung mit Kollegen, der Skalierbarkeit und weiteren wichtigen Aufgaben.
7 Vorteile für die Automatisierung des Onboardings für Frontline-Mitarbeiter
- Beschleunigte Einsatzbereitschaft: Durch die automatisierte Dokumentation im Onboarding Prozess und das strukturierte Einführungssystem können Mitarbeiter nahtlos bereits vor ihrem ersten Arbeitstag an auf wichtige Informationen zugreifen und ein erstes Gefühl für das neue Arbeitsumfeld und die damit verbundenen Abläufe entwickeln.
- Reduzierung menschlicher Fehler: Gehaltsabrechnung, ausstehenden und angesammelten Urlaubstagen, dem Arbeitsort - personalbezogene Aufgaben können automatisiert erfasst werden. Durch die automatische Aktualisierung dieser Informationen in einem Ihrer Datensysteme werden menschliche Fehler vermieden. Daten über Demografie, Personalstand oder den beruflichen Werdegang können mit wenigen Klicks erstellt werden.
- Effiziente Ressourcennutzung: Etwa 38% der neuen Mitarbeiter warten zu lange auf Antworten von der Personalabteilung, weil HR-Teams durch Papierkram und Verwaltung aufgehalten werden. Automatisierung befreit Ihre HR-Mitarbeiter von diesen Aufgaben, sodass sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: neue Talente gut betreuen und unterstützen.
- Das Gefühl willkommen zu sein: Ein strukturierter und transparenter Onboarding-Prozess wird schlechtweg als positiv wahrgenommen. Speziell Frontline-Mitarbeiter können sich in manchen Fällen vom Rest des Unternehmens abgekoppelt fühlen, da sie oft unabhängig oder in kleinen Teams arbeiten. Die neuen Frontline-Mitarbeiter fühlen sich durch einen konkreten Prozess seitens des Unternehmens willkommen.
- Integration von Kommunikationskanälen: Durch die Nutzung digitaler Kommunikationsmittel wie E-Mail, SMS und Chatbots wird eine effektive und direkte Kommunikation gefördert, die die Unterstützung neuer Mitarbeiter erleichtert.
- Kosteneffizienz: Automatisierte Abläufe können die Kosten pro Neueinstellung wie auch für die laufende Kommunikation minimieren und die wirtschaftliche Lage des Unternehmens verbessern.
- Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit: Unternehmen, die automatisiertes Onboarding nutzen, können schneller auf dem Markt agieren, Talente effizienter gewinnen und halten sowie insgesamt wettbewerbsfähiger im Umgang mit dem Fachkräftemangel sein.
Herausforderungen beim Onboarding von Frontline-Mitarbeitern
Das Onboarding von Mitarbeitern umfasst die verschiedenen Aktivitäten und Erfahrungen – sowohl formeller als auch informeller Natur –, die in den ersten 90 Tagen der Anstellung stattfinden.
Dazu könnten gehören:
- Schulungsprogramme
- Einweisungen
- Papierkram
- Smalltalk mit Kollegen
Viele Frontline-Unternehmen fokussieren sich jedoch nur auf die Entwicklung einer Onboarding Strategie für Büroangestellte. Dabei lassen sie Frontline-Angestellte oft außer Acht. Die erfolgreiche Integration bringt einige Herausforderungen mit sich:
- Unternehmen mit vielen Frontline-Mitarbeitern verzeichnen einen hohen administrativen Aufwand und Zeitdruck bei der Einstellung, zum Nachteil der Effizienz.
- Manuelle und papierbasierte Onboarding-Prozesse sind fehleranfällig und werden durch unzureichende Koordination zwischen Abteilungen verlangsamt.
- Langsame Onboarding-Prozesse führen zu Talentverlust und hohen Kosten durch unorganisierte Abläufe.
- Frontline-Mitarbeiter sind schwieriger greifbar, und die Nutzung von verschiedenen informellen Kommunikationskanälen machen den Prozess komplizierter.
- Schulungen für verteilte Frontline-Teams sind teuer und ineffizient, die hohe Fluktuation sowie unerfahrene Führungskräfte erschweren zusätzliche Investitionen in die Einarbeitung.
Frontline-Mitarbeiter erfolgreich einbinden
Sich von Beginn an im neuen Unternehmen willkommen und schnell eingearbeitet fühlen – das ermöglicht ein automatisiertes und digitales Onboarding. Die Erfahrungen zeigen: Meist reichen schon einfache Lösungen, die sich schnell umsetzen lassen, um gleichzeitig den Mehrwert für das Unternehmen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen. Das liegt an den geringeren Mindestanforderungen an den Automatisierungsprozess, den Frontline Jobs mit sich bringen.
Bei Frontline Mitarbeitern müssen häufig lediglich standardisierte Dokumente wie gültige Arbeitsberechtigungen, Identitätsnachweise und Bankverbindungen vorlegen. Da diese Anforderungen wenig Raum für subjektive Beurteilungen lassen, können sie durch automatisierte Systeme effizient und fehlerfrei verarbeitet werden. Das Resultat liegt in einem beschleunigten Prozess, welcher die Gesamteffizienz erheblich steigert
➡️ Erfahren Sie noch mehr über die erfolgreiche Automatisierung von Onboarding Prozessen für Frontline-Mitarbeiter auf Midlane.com
Best Practice für die Implementierung eines automatisierten Onboarding-Prozesses
- Klare Prozessdefinitionen
Definieren Sie jeden Schritt des Einstellungs- und Onboarding-Prozesses präzise. Dazu gehören die Erstellung der Jobbeschreibung, die Bewerberauswahl, Interviews, Angebotserstellung, Vertragsunterzeichnung und das eigentliche Onboarding. Ein klar strukturierter Prozess hilft, Konsistenz zu gewährleisten und Fehler zu minimieren.
- Technologische Infrastruktur
Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Software und Tools zur Unterstützung des Prozesses einsetzen. Dies umfasst Bewerbermanagementsysteme (Applicant Tracking Systems, ATS), Onboarding-Plattformen und Kommunikationswerkzeuge. Moderne Technologien wie AI-basierte Systeme werden bereits heute eingesetzt, um den Prozess zu automatisieren und zu optimieren.
- Automatisierte Dokumentenverwaltung
Automatisieren Sie die Dokumentenverwaltung, sodass alle erforderlichen Unterlagen schnell und korrekt erfasst werden. Nutzen Sie Tools zur E-Signatur wie DocuSign oder Adobe Sign, um den Prozess der Dokumentenunterzeichnung digitalisiert zu beschleunigen. Implementieren Sie dabei ein System, in dem neue Mitarbeiter ihre Dokumente hochladen können, die dann automatisch überprüft und organisiert werden.
- Standardisierte Workflows
Standardisierte Workflows machen das Onboarding einfacher, indem sie sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeiter denselben klaren Ablauf erleben. Automatisierungstools kümmern sich um die einzelnen Schritte und halten alles im Blick, damit der Prozess reibungslos und ohne viel Aufwand abläuft.
- Effiziente Kommunikationskanäle
Integrieren Sie automatisierte Kommunikationssysteme, um die Kommunikation über verschiedene Kanäle hinweg effizient zu gestalten. Nutzen Sie automatisierte E-Mail-Sequenzen, SMS oder Messaging-Apps wie WhatsApp, um schnelle und direkte Kommunikation zu etablieren. Implementieren Sie Chatbots, die dazu in der Lage sind, häufig gestellte Fragen zu beantworten und schnelle Unterstützung bieten. Für komplexere Rückfragen sollten Sie dennoch menschliche Kenntnisse heranziehen, damit sich die Frontline- Mitarbeiter jederzeit gut aufgehoben fühlen.
- Self-Service Systeme
Ermöglichen Sie neuen Mitarbeitern, ihre eigenen Daten zu verwalten und den Fortschritt ihres Onboardings zu verfolgen. Mitarbeiter Plattformen und mobile Anwendungen bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, auf der Mitarbeiter ihre Informationen einsehen und aktualisieren können.
- Automatisiertes Training und E-Learning
Durch die Integration von automatisierten Trainingssystemen und E-Learning-Plattformen können Unternehmen maßgeschneiderte Schulungen anbieten, die spezifisch auf die Anforderungen der Frontline-Mitarbeiter zugeschnitten sind. Diese Plattformen ermöglichen es, interaktive und gamifizierte Lernmodule einzubinden, die das Lernen nicht nur effizienter, sondern auch interessanter gestalten. Neue Mitarbeiter können so selbstständig und flexibel lernen, ihre Kenntnisse vertiefen und sich auf ihre bevorstehenden Aufgaben vorbereiten. Diese digitalen Tools tragen dazu bei, die Lernkurve zu verkürzen und die Produktivität der neuen Teammitglieder von Anfang an zu steigern.
- Integration mit anderen Systemen
Sorgen Sie für eine nahtlose Integration mit bestehenden Systemen wie Gehaltsabrechnungs- und Zeiterfassungssystemen. Automatische Synchronisation von Mitarbeiterdaten mit Gehaltsabrechnungssystemen und Integration mit Zeiterfassungstools ermöglichen es, Arbeitszeiten und Anwesenheit von Anfang an zu verwalten und administrative Aufgaben zu reduzieren.
- Feedback und kontinuierliche Verbesserung
Implementieren Sie Feedback-Schleifen, um den Onboarding-Prozess kontinuierlich zu verbessern. Nutzen Sie automatisierte Feedback-Umfragen, die an neue Mitarbeiter gesendet werden, um deren Onboarding-Erfahrungen zu erfassen. Analysieren Sie die gesammelten Daten, um Engpässe zu identifizieren und Prozesse zu optimieren.
Ziele des automatisierten Onboardings
Das Hauptziel des automatisierten Onboardings ist es, die neuen Mitarbeiter schnell in den Einsatz zu bringen. Damit einhergehend soll der Frontline Mitarbeiter von Anfang an eine starke Bindung an das Unternehmen aufbauen, die Motivation fördern und die Produktivität steigern. Dies führt zu weniger Kündigungen in der Probezeit und stärkt die Arbeitgebermarke im Rahmen des Employer Brandings.
Relevante KPIs
Um den Erfolg des automatisierten Onboardings zu messen, sollten Unternehmen besonders drei Kennzahlen (KPIs) überwachen.Indem Sie Fokus auf die Überwachung dieser Kennzahlen legen, werden die Vorteile des automatisierten Onboardings voll ausgeschöpft:
- Cost-to-hire: Die Gesamtkosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters.
- Time-to-hire: Die Zeit, die benötigt wird, um einen neuen Mitarbeiter einzustellen und einsatzbereit zu machen.
- Nutzererfahrung: Die Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter mit dem Onboarding-Prozess.
Wie implementiert man einen automatisierten Onboarding Prozess?
Zunächst identifizieren Verantwortliche gemeinsam die Ist-Situation und die Stellen, an welchen der Informationsfluss und die Arbeitsprozesse Lücken aufweisen. Systematisch zu beleuchten sind hier die bereits angesprochene Kommunikation, Zusammenarbeit, Information sowie die organisatorische Struktur und Prozesse.
Im nächsten Schritt können Stakeholder wie beispielsweise Fachbereiche und HR gemeinsam Lösungsmöglichkeiten kreieren. Die Aufgabe des HR-Bereichs liegt vermehrt darin, die Umsetzung Schritt für Schritt zu begleiten und erfolgreich zu gestalten. Folgende Leitdaten sollte sich HR vor der Implementierung eines automatisierten Onboarding Prozesses stellen:
- Welche Möglichkeiten gibt es zur Integration von Frontline-Mitarbeitern?
- Welche Art von Unterstützung und Schulungen benötigen HR und Co., um Frontline Mitarbeiter erfolgreich in digitale Prozesse einzuarbeiten?
- Wie sieht ein standardisierter Onboarding Prozess aus und was wird für die Planung und Dokumentation benötigt?
- Welche Systeme setzen wir ein, die flexibel, skalierbar und einfach in die IT-und HR-Strukturen zu integrieren sind?
- Wie gestaltet sich die digitale Zusammenarbeit, und wie haben sie Zugriff auf Self-Service-Optionen?
- Macht die Nutzung einer Plattform für automatisiertes Hiring und Onboarding zur Reduzierung des Arbeitsaufwandes Sinn?
- Wie ändern sich die Anforderungen an Führungskräfte im Frontline-Bereich?
- Welche Anpassungen muss die Personalabteilung an ihren Strukturen und Prozessen vornehmen, um eine effektive digitale Integration zu gewährleisten?
Bei der digitalen Einbindung aller Arbeitsplätze, die unterschiedliche Anforderungen haben, müssen technische, kulturelle, betriebswirtschaftliche und organisatorische Aspekte berücksichtigt werden.
➡️ Erfahren Sie noch mehr über das Potential der Automatisierung von Onboarding Prozessen für Frontline-Mitarbeiter auf Midlane.com!
