Key Takeaways
In der heutigen schnelllebigen Wirtschaft stehen zahlreiche Unternehmen vor der ständigen Herausforderung, eine große Anzahl von Mitarbeitern schnell und effizient einzustellen. Dies betrifft insbesondere Branchen mit operativ Beschäftigten, in denen hohen Fluktuationsraten, starkes Wachstum und strenge regulatorische Anforderungen verstärkt auftreten können. High-Volume Hiring, also die Einstellung großer Mengen von Mitarbeitern in kurzer Zeit, stellt hierbei eine besondere Herausforderung dar.
In diesem Artikel werden die Bedeutung von High-Volume Hiring beleuchtet, sowie die wachsende Anwendung von High-Volume Hiring untersucht, erläutert, was High-Volume Hiring ausmacht, und effektive Optimierungsmaßnahmen vorgestellt, um diese spezielle Recruiting Strategie zu meistern.
Was ist High-Volume Hiring?
Beim sogenannten High-Volume Hiring geht es schlichtweg darum, in kürzester Zeit zahlreiche Mitarbeiter für Ihre Organisation einzustellen.
Diese Recruiting Methode unterscheidet sich zwar von der traditionellen Personalbeschaffung, aber die im Zusammenhang stehenden Analysen und Automatisierungen, sind für die meisten Personalvermittler heute zu wichtigen Bestandteilen eines effektiven Einstellungsprozesses mit hohem Volumen geworden.
Für viele Unternehmen ist die Einstellung von Mitarbeitern in großem Umfang (auch bekannt als High-Volume-Recruiting) nicht Teil ihres alltäglichen Rekrutierungsprozesses. Sie stellen für gewöhnlich nicht diesen Monat 20 Mitarbeiter ein und im nächsten Monat plötzlich 45 oder mehr.
Macht High-Volume Hiring in meinem Unternehmen Sinn?
Die Einstellung von Mitarbeitern in großem Umfang hängt weitgehend von Ihrem Unternehmen, seinen Geschäftszielen, den Idealen Kandidaten und dem jeweiligen Wachstumspfad ab. Wie viele Personalvermittler werden auch Sie feststellen, dass es unter gewissen Umständen zu Einstellungen in höherem Umfang kommt:
- Für saisonale Geschäfte oder Nachfrage (z. B.: Amazon braucht während der Feiertage mehr Personal in den Vertriebszentren)
- Frontline Unternehmen haben einen konstant höheren Bedarf an Frontline-Mitarbeitern, durch hohe Fluktuation und mangelnde Mitarbeiterloyalität.
- Wenn ein Unternehmen einen neuen Standort eröffnet (z. B. ein Franchise-Unternehmen, das mehrere neue Filialen eröffnet)
- Bei einem Einstellungsschub, nach einer hohen Fluktuation oder wenn ein Unternehmen eine große Umstrukturierung durchläuft
Umso wichtiger ist es deshalb für Unternehmen über Strategien zu verfügen, die bei der Rationalisierung des Arbeitsumfanges für die Masseneinstellung hilft.
Gründe für die Anwendung von High-Volume Hiring
Die Anwendung von High-Volume Hiring für Frontline Mitarbeiter hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen. Verschiedene wirtschaftliche und organisatorische Faktoren fallen immer mehr ins Gewicht, sodass Unternehmen zur Deckung Ihres Personalbedarfs vermehrt auf umfangreiche Einstellungsprozesse angewiesen sind.
Die Gründe für High Volume Recruiting sind dabei vielfältig. Es könnte sich schlichtweg um Wachstum durch eine Expansion ins Ausland, den Bau einer neuen Produktionsstätte in Deutschland, die Erweiterung der Fertigungskapazitäten oder der Bedarf durch Fluktuation und Saisonale Nachfrage handeln. Dieser Treiber hat sich besonders in Sektoren wie dem E-Commerce, dem Gesundheitssektor und der Logistik abgezeichnet. Es besteht ein erhöhter Bedarf an operativ tätigen Arbeitskräften, um die steigende Nachfrage nach Gütern und Dienstleistungen zu bedienen.
Besonders in Deutschland hat sich zudem die Fluktuation als treibender Faktor für das High-Volume Hiring durchgesetzt. Insgesamt wurden laut dem IWD etwa 1,3 Millionen weniger Beschäftigungsverhältnisse aufgenommen und 820.000 weniger beendet als im Jahr 2019. Dennoch wechselten Arbeitnehmer im vergangenen Jahr durchschnittlich wieder genauso häufig den Job. Hohe Fluktuationsraten erfordern mehr Einstellungen.
Diese hohen Zahlen könnten auf diverse Gründe wie unzureichende Arbeitsbedingungen, mangelnde Karriereentwicklungsmöglichkeiten und unzureichende Unterstützung durch das Management zurückzuführen sein. Unternehmen müssen daher ständig neue Mitarbeiter einstellen, um die Lücken zu füllen, die durch abwandernde Mitarbeiter entstehen.
Mit den steigenden regulatorischen Anforderungen macht sich eine weitere Herausforderung breit, welche die Nachfrage von High-Volume Recruiting bestärkt. Deutsche Unternehmen sehen sich zunehmend mit komplexen Vorschriften konfrontiert, welche oft umfangreiche Schulungen und Zertifizierungen für neue Mitarbeiter erfordert.
Eines lässt sich demnach festhalten: Die Personalverantwortlichen sehen sich mit der großen Herausforderung konfrontiert, die mangelnden Personalressourcen, zur Bekämpfung der immensen Arbeitslast zu bewältigen.
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Sourcing-Strategien: Talente ansprechen und finden
Unabhängig davon, ob Sie sich neu im Bereich des High-Volume Recruiting zurechtfinden oder bereits die x-te Einstellungsrunde in großem Umfang durchführen, sollten Sie eines berücksichtigen. Die effektivste Einstellung von Frontline-Mitarbeitern erfolgt dann, wenn Sie über die nötigen Strategien verfügen, die Ihr Einstellungsteam bei seinen Bemühungen unterstützen.
Werfen wir daher einen Blick auf fünf Schlüsselstrategien, die Sie bei der Einstellung von Frontline-Mitarbeitern und neuen Talenten in großem Umfang einsetzen können, ohne Qualitätskompromisse einzugehen.
Fahren Sie Empfehlungsprogramme durch Ihr bestehendes Netzwerk
Sie können zwar so viele Stellenausschreibungen über soziale Medien verbreiten, wie mit Ihrer Kapazität im Einklang steht. Das stumpfe Posten offener Stellen auf Facebook oder LinkedIn und auf Ergebnisse zu hoffen, ist definitiv nicht die beste Strategie für High-Volume Recruiting.
Ziehen Sie stattdessen in Erwägung, Ihre persönlichen Netzwerke und die Ihres Teams zu nutzen, um Talente zu finden. Mitarbeiter, die das Unternehmen kennen und schätzen, können potenzielle Kandidaten auf offene Positionen hinweisen und operative Einblicke in den Arbeitsalltag teilen. In der Praxis könnte man Bekannte und Freundesnetzwerke nutzen und um das Teilen der Stellenausschreibung bitten oder um den direkten Vorschlag von Kandidaten, die auf die zu besetzende Stelle passen würden.
Automatisieren Sie manuelle Prozesse und Aufgaben
Die Einstellung einer großen Anzahl von neuen Frontline-Mitarbeitern erscheint als mühsam, die Zeit, Ressourcen und Energie Kosten zu Folge hat. Die Frage stellt sich hier also nach der Umgehung genau dieser Ausgaben, welche mit mühsamen oder manuellen Rekrutierungsaufgaben einhergeht. Die Antwort lautet: Automatisierung.
Automatisierung ist vom Begriff nichts Neues, wenn es um die Rationalisierung eines Großteils der Rekrutierungsaufgaben. Mit Sicherheit kennen Sie diesen Prozess bereits aus dem täglichen Recruiting. Diese ist für das Recruiting großer Mengen ebenso einsetzbar. Der Einsatz von Tools und Lösungen, hilft Ihnen diese Aufgaben zu sammeln, zu automatisieren, und anschließend zu bewältigen.
Nutzen Sie die Ansprache über diese Sozialen Medien
Soziale Medien sind nicht aus einer gezielten Bewerberansprache nicht mehr wegzudenken. Talents, als auch Frontline Kandidaten halten sich vor allem auf Plattformen wie Twitter, Instagram und TikTok auf, die Unternehmen eine einzigartige Möglichkeit bieten mit diesen in Kontakt zu treten. Durch das Erstellen zielgruppengerechter Posts, Stories und Werbekampagnen können Unternehmen im Rahmen des Employer Brandings ihre Arbeitgebermarke stärken und potenzielle Kandidaten aktiv ansprechen.
Geografische Ansprache über lokale Präsenz
Es gibt Zielgruppen, die sehr spezialisiert und selten sind, was sie im Personalmarketing schwer erreichbar macht. Im High Volume Hiring für Frontline Mitarbeiter hingegen sind die Anforderungen meist geringer, sodass ein Großteil der sich geografisch in der Umgebung befindlichen Personen in Frage kommen. Anzeigen können demnach in physischer Form breit gestreut werden. Dabei sollte immer die Frage im Vordergrund stehen: Wo kann ich meine Zielgruppe erreichen?
Kanäle, die heute im klassischen Recruiting kaum noch genutzt werden, wie regionale Tageszeitungen, Out-of-Home-Werbung – alles, was mit einer lokalen Präsenz zu tun hat, kann und wird viele Bewerbungen anziehen. Die Nutzung von Chatbots oder QR-Codes kann als eine Art Überführung in den offiziellen Bewerberprozess dienen.
Wie optimiert man einen High-Volume Einstellungsprozess?
Um High Volume Recruiting erfolgreich zu optimieren, ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre internen Bewerbungsprozesse langfristig anzupassen.
Dies erfordert neben den bereits diskutierten Sourcing Strategien einen nachhaltigen Wandel in der Prozessstruktur, durch gezielte Investitionen in effiziente und dauerhafte Lösungen. Diese Konzepte sollten speziell für das High-Volume Hiring konzipiert sein.
Im Folgenden werden praktische Ansätze vorgestellt, die speziell der Optimierung von High Volume Recruiting dienen:
Strukturieren Sie Ihren Prozess
Ein erfolgreicher High-Volume Hiring-Prozess steht und fällt mit klaren Strukturen und einer präzisen Planung. Statt in Hektik zu verfallen, sollte der Prozess trotz seiner Schnelllebigkeit gut durchdacht und geordnet ablaufen. Fragen Sie sich im Vorfeld genauestens, welche Informationen und Dokumente benötigt werden und wer für welche Schritte verantwortlich ist.
Oft fällt Unternehmen mitten im Prozess auf, dass Informationen wie Bankdaten oder aktuelle Telefonnummern fehlen, die im Umkehrschluss den scheinbar so schnellen Prozess wieder verlangsamen. Ein großer Berg an Papieren, kann für Verwirrung sorgen – kein Wunder fällt zwangsläufig etwas unter den Tisch. Ein strukturierter Ablaufplan verhindert Chaos und das für alle Beteiligten – vom HR-Team bis zu den Bewerbern – alle bleiben stets über den aktuellen Stand informiert.
Einstellungsverfahren digitalisieren
Wenn Unternehmen den Einstellungsprozess vollständig digitalisieren, werden traditionelle manuelle Abläufe durch automatisierte Systeme ersetzt. Tatsächlich ist es möglich, bis zu 90 % der Aufgaben im Einstellungsprozess zu automatisieren, wodurch ineffiziente Verfahren vermieden werden. Lediglich zum Sammeln der Nutzererfahrung, wird noch menschliches Handeln benötigt, sodass sich Bewerbende sich gut betreut fühlen.
Beinahe jeder sich im Prozess befindliche Schritt kann digitalisiert werden. Von der Suche nach Kandidaten bis zur Bewerbung, vom Screening bis zur Bewertung, von der Terminplanung für Interviews bis hin zum Onboarding, können digitale Technologien den gewollten Unterschied herbeiführen.
Frontline-Bewerber, die die festgelegten Kriterien erfüllen, werden automatisch in den Bewerberpool aufgenommen. Nur die Kandidaten, die den Anforderungen entsprechen, gelangen schließlich in die engere Auswahl. Das Ausmaß der Automatisierung kann an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
➡️ Klare Kommunikation und schnelle Unterstützung durch Hilfemenüs, Chatbots oder Live-Support sind praktisch sofort umsetzbar, um die Nutzerfahrung zu optimieren und das Unternehmen attraktiv zu positionieren.
Implementierung von Employer Self-Service als Maßnahme
Employer Self Service (ESS) bezeichnet eine mobile oder webbasierte Anwendung, die es Mitarbeitern ermöglicht, ihre persönlichen Daten eigenständig zu verwalten. ESS bietet somit eine Form der Selbstbedienung oder Selbstverwaltung. Der Einsatz solcher Systeme, ermöglicht es Bewerbern Aufgaben selbstständig durchzuführen. Zu den klassischen Self Service Maßnahmen im Bewerbungsprozess gehören:
- Aktualisierung und Einsicht persönlicher Daten
- Suche nach Ansprechpartnern
- Hochladen von Dokumenten
- Bewerbungsstatus einsehen
- Kommunikationskanäle nutzen
Der Einsatz funktioniert in der Praxis mittels eines Online-Dashboard, auf dem Kandidaten genau diese Funktionen nutzen können. Das Aufsetzen erscheint im ersten Moment als aufwendig, spart aber langfristig Zeit und Kosten. Die Entlastung des HR-Teams ist deutlich spürbar und vermittelt dem Bewerber ein professionelles Erscheinungsbild.
Effizientes Datenmanagement im High-Volume Hiring
Beim High-Volume Hiring ist effizientes Datenmanagement unerlässlich. Um die Flut an Bewerberdaten zu bewältigen, setzen Unternehmen vermehrt auf eine flexible, Cloud-basierte Speicherlösung, die sich problemlos individuell anpassen lässt. Automatisieren Sie die Datenbereinigung, um potenzielle Fehler zu vermeiden und die Datenqualität zu sichern. Dafür lassen sich beispielsweise automatisierte Systeme und digitale Plattformen verwenden.
Dabei sollten Sie folgenden Punkten besondere Aufmerksamkeit schenken:
- Analysieren Sie Daten, um Muster und Trends zu erkennen und Ihre Rekrutierungsprozesse kontinuierlich zu verbessern
- Achten Sie auf hohe Sicherheitsstandards, um die Vertraulichkeit der Daten zu wahren
- Gewährleisten Sie weiterhin die Nutzererfahrung
- Stellen Sie Berechtigungen und Richtlinien ein, um den Datenzugriff und -änderungen zu steuern.
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Richtige Kommunikation wählen
Die Wahl der richtigen Kommunikation soll vor allem eines bewirken: Eine breite Zielgruppe effektiv zu erreichen und den gesamten Prozess zu beschleunigen. Eine klare Kommunikationsstrategie im High-Volume Recruiting, resultiert in einer strukturierten und professionellen Einstellung von Bewerbern. Die Mühe einer solchen Strategie zahlt sich durch eine Reihe an Vorteilen aus:
- Kürzere Time to Hire: Schnelle und klare Kommunikation verkürzt den Einstellungsprozess, reduziert Abbrüche und beschleunigt die Besetzung offener Stellen.
- Höhere Annahmequote: Effektive Kommunikation steigert die Wahrscheinlichkeit, dass Kandidat ein Angebot annehmen, da sie schneller und präziser informiert werden.
- Verbesserte Candidate Experience: Strukturierte und transparente Kommunikation erhöht die Zufriedenheit der Bewerber und hinterlässt einen positiven Eindruck.
- Erhöhte Bewerberzufriedenheit: Professionelle Interaktion führt zu einer besseren Erfahrung für die Bewerber, selbst wenn sie nicht eingestellt werden.
- Stärkeres Employer Branding: Eine durchweg positive Kommunikation stärkt das Image Ihres Unternehmens und kann zu Empfehlungen und einem besseren Ruf führen.
Die Grundlage für die effizienter Kommunikation stellt sich durch die Frage, wo sich Ihre Zielgruppe aufhält, was Sie kennen oder an Kommunikationsdiensten bereits nutzen. Unternehmen setzen zunehmend auf moderne, unkomplizierte Kommunikationsmittel, die über traditionelle E-Mail hinausgehen. Diese neuen Dienste bieten eine effektivere und dynamischere Möglichkeit, mit Bewerbern zu interagieren:
- SMS
Besonders in Bewerbungsprozessen, in denen Ihr Unternehmen mit Frontline Mitarbeitern kommuniziert, sind mehrsprachige Plattformen zur Kommunikation hilfreich. So können Sie alle Kandidaten, unabhängig von ihren Sprachkenntnissen, mit den notwendigen Informationen versorgen. Sprachbarrieren werden minimiert und die Anzahl qualifizierter Bewerber, die sich durch den Einstellungsprozess navigieren können, maximiert.
Klare Anforderungen in den Rollen-Profilen
Durch eine präzise Rollenbeschreibung erhalten potenzielle Mitarbeiter klare Vorstellung von ihren Zielen, Aufgaben und Verantwortungsbereichen. Das sorgt für mehr Klarheit und Flexibilität im Hiring Prozess. Hierbei gilt es die kleinstmögliche Menge an Datenpunkten festzulegen, welche effektiv Bewerbende selektieren können. Somit sichern Sie sich auch nur die Bewerber, die für die Ausschreibung in Frage kommen.
Während eine Rollenbeschreibung Ihnen mehr Flexibilität bietet, um sich an Veränderungen in der Arbeitswelt anzupassen, könnten Beispiele wie folgt aussehen:
Die AKV-Matrix (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung) hilft bei der Strukturierung einer Rolle. Sie definiert:
- Aufgaben: Alle Aufgaben, die die Person übernehmen soll, wie zum Beispiel Projektplanung oder Teamkoordination
- Kompetenzen (Befugnisse): Die Befugnisse, die zur Erfüllung der Aufgaben notwendig sind, etwa das Setzen von Prioritäten oder Unterschriftsvollmacht bis zu einem bestimmten Betrag.
- Verantwortlichkeiten: Die fachlichen Verantwortungen, wie Kostenüberwachung oder Einhaltung von Terminen.
