Unternehmen haben ein berechtigtes Interesse daran, möglichst viel über ihre Mitarbeiter zu wissen. Nur so können sie diese fördern, an den richtigen Stellen einsetzen und Entscheidungen über einen möglichen Wechsel im Einsatzbereich treffen.
Der Personalfragebogen kann in unterschiedlicher Ausführung vor einer Bewerbung, vor der Vertragsunterzeichnung oder nach der Einstellung angelegt werden und ist ein wichtiger Bestandteil einer Personalakte. In digitaler Form fasst er alle bedeutenden Informationen über Mitarbeitende zusammen.
Personalverantwortliche können mit einem Blick erfassen, welche Erfahrung eine Pflegekraft bereits hat, welche Spezialkenntnisse vorhanden sind und welche Einschränkungen es geben könnte.
Allerdings darf nicht alles gefragt werden. Die rechtlichen Vorschriften über die Erhebung persönlicher Daten sind klar geregelt und müssen eingehalten werden.
Unser Ratgeber gibt Ihnen Tipps, worauf Sie bei einem Personalfragebogen achten müssen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen. Er zeigt Ihnen auch auf, welche Vorteile Sie mit digitalem HR-Management haben und wie Sie mit dem richtigen Fragebogen Kosten sparen können.
Als konkretes Beispiel finden Sie einen Personalfragebogen, der speziell auf Pflegefachkräfte ausgerichtet ist und detaillierte Fragen zu den fachlichen Qualifikationen und Erfahrungen, die für eine solche Position erforderlich sind, enthält.
Unternehmen dürfen allgemein zugängliche Daten erfassen, wie Name, Adresse und Kontaktdaten. Die Persönlichkeitsrechte dürfen jedoch nicht berührt werden. Eine Unterscheidung, was im Personalfragebogen abgefragt werden darf, wird zwischen bereits angestellten Mitarbeitenden und sich für eine offene Stelle Bewerbenden getroffen.
Unternehmer würden gerne alles über Kandidaten, Bewerbende oder Mitarbeitende wissen, aber der Gesetzgeber hat hier klare Grenzen gesetzt. Gleich mehrere gesetzliche Vorschriften sind zu beachten, wenn Mitarbeitende befragt werden. Diese sind im Einzelnen:
Ziel des Gesetzes ist, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen. Das bedeutet, dass Fragen danach nur mit Einschränkungen gestellt werden dürfen.
Ausnahmen sind zum Beispiel das Geschlecht und das Alter, das abgefragt werden darf. Eine Behinderung kann ebenfalls angegeben werden, wenn es dient, den Arbeitsablauf zu verbessern (zum Beispiel einen Arbeitsplatz zu finden, der per Rollstuhl erreicht werden kann). Ausnahmen sind nach dem AGG immer dann möglich, wenn der Zweck rechtmäßig und die Anforderung angemessen ist.
Gemäß § 6 DSGVO ist die Speicherung, Veränderung und Übermittlung personenbezogener Daten nur erlaubt, wenn die DSGVO oder das BDSG selbst oder eine andere Rechtsvorschrift dies erlaubt. Vorschriften über Datenerhebungen können auch in einem Tarifvertrag stehen.
Daten dürfen erhoben werden, wenn:
Grundsätzlich ist die Verarbeitung von persönlichen Daten im Rahmen der betrieblich Erfordernissen erlaubt.
Zu beachten ist:
Möchten Arbeitnehmer einen Personalfragebogen erstellen, muss dieser dem Betriebsrat vorgelegt werden. Die Vertretung der Mitarbeitenden darf aber nicht selbst solche Fragenbögen entwickeln.
Mitarbeitende und Bewerbende sind zwar grundsätzlich verpflichtet, einen Personalfragebogen wahrheitsgemäß auszufüllen. Bei unzulässigen Fragen ist es ihnen aber erlaubt, Fragen nicht zu beantworten oder sogar eine Notlüge zu benutzen.
Sie können Bewerbende nach bestimmten Informationen fragen, die über die in einem Lebenslauf bereitgestellten Daten hinausgehen. Dabei sind aber die Grenzen enger gesetzt als bei bereits eingestellten Personen. So dürfen Sie nicht nach der Religionszugehörigkeit fragen oder ob jemand behindert ist.
Dennoch hat ein Fragebogen beim Bewerbungsgespräch seine Vorteile:
Es gibt aber auch Nachteile:
Der Personalfragebogen sollte alle Informationen enthalten, die wichtig für die Anstellung und den Betriebsablauf sind. Folgende Daten und Fragen sind in einem Personalfragebogen im Pflegebereich zu beachten:
Ein Personalfragebogen bedarf der Zustimmung der befragten Person. Das beinhaltet:
Um eine Pflegekraft in Deutschland einzustellen, benötigt der Arbeitgeber verschiedene Unterlagen und Nachweise. Diese können je nach Anstellungsart (z. B. direkte Anstellung oder über eine Agentur) und Herkunft der Pflegekraft variieren. Hier ist eine Übersicht der üblichen Dokumente:
Teilnahmebescheinigungen für relevante Weiterbildungen, z. B. in der Alten- oder Intensivpflege.
Unterschriebener Vertrag, der die Bedingungen der Anstellung regelt.
Vorherige Arbeitszeugnisse oder Referenzen aus früheren Anstellungen.
Je mehr Daten einem Unternehmen über seine Mitarbeitenden vorliegen, umso besser kann es die Personalentwicklung und den Personalbestand steuern. Digitale Personalfragebögen haben den Vorteil, dass sie relevante Informationen schnell abrufbar machen und ein Betrieb sicherstellt, rechtssicher Mitarbeitende anzustellen.
Digitale Personalakten, die auf einem ausführlichen Fragebogen beruhen, erleichtern die Arbeit der Personalverwaltung. So können Angaben zur Flexibilität der Arbeitszeit helfen, in Zeiten mit einem großen Aufkommen an Patienten schnell zu reagieren und Personal dort zur Verfügung zu stellen, wo es benötigt wird.
Damit die Personaldaten immer auf dem aktuellsten Stand sind, können Mitarbeitende von einer professionellen HR-Software automatisch über fehlende oder veraltete Daten informiert werden. Die Aktualisierungen werden über eine App von den Mitarbeitenden selbst durchgeführt.
Gerade im Gesundheits- und Pflegebereich, der auf Schichtarbeit und eine effiziente Personalverwaltung angewiesen ist, sind digitalisierte Vorlagen und automatisierte Prozesse ein entscheidender Vorteil.
Mit einem Personalfragebogen haben Unternehmen wichtige Informationen und Dokumente für den Arbeitsablauf zur Hand. Wer dabei auf die rechtlichen Vorschriften achtet, kann sich später juristische Auseinandersetzungen sparen.
Digitale und smarte Fragebögen können den HR-Prozess optimieren, die Verwaltungseffizienz erhöhen und dadurch Kosten senken. So wird es beispielsweise ermöglicht, bei der Neu- und Umbesetzung von Stellen auf eine vorhandene Datenbank zurückzugreifen, bevor Sie diese ausschreiben. Die Daten werden mit einem personalisierten App-Service von den Mitarbeitenden selbst auf dem aktuellsten Stand gehalten.
Um zu erfahren, wie Sie mit einem digitalen Personalfragebogen und einer entsprechenden HR-Software Kosten sparen und effizient sein können, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf unseren ROI Rechner.